Karriereseite und Stellenangebote – bilthouse GmbH

Wir, die Hüttig & Rompf GmbH, Gärtnerweg 4-8, 60322 Frankfurt (im Folgenden „Hüttig & Rompf“), nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Bei dem Besuch unserer Webseiten und/oder der Nutzung unserer Leistungen werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Regelungen der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dieser Datenschutzhinweise. Die vorliegenden Datenschutzhinweise erstrecken sich auf die Nutzung unserer digitalen Angebote einschließlich unserer Social Media Profile. Unsere digitalen Angebote können Links zu anderen Angeboten dritter Dienstanbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht bezieht.

1. Verantwortlicher

1.1 Datenverarbeitung in alleiniger Verantwortlichkeit

Sofern Sie sich auf einer unserer Websites als Nutzer*in registriert haben oder registrieren möchten und für die Datenverarbeitung im Kontext unserer Websites und der von uns angebotenen Leistungen ist für die durch uns bzw. in unserem Auftrag durchgeführten Datenverarbeitungen Hüttig & Rompf verantwortlich. Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Hüttig & Rompf GmbH

Gärtnerweg 4-8

60322 Frankfurt

datenschutz@huettig-rompf.de

Sofern Sie Fragen zum Datenschutz bei uns haben, schreiben Sie uns bitte unter der vorgenannten Postadresse, mit dem Zusatz „Datenschutz" oder unter der angegebenen E-Mail-Adresse an oder wenden Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Malte Rheingans, unter huetigundrompf@cogito.consulting| https://cogito.consulting. 1.2 Datenverarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit Die Hüttig & Rompf GmbH verarbeitet zudem personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortlichkeit i.S.d. Art. 26 DSGVO zusammen mit weiteren Unternehmen der Unternehmensgruppe, im Einzelnen: der Bilthouse GmbH, der Bilthouse Service GmbH, der FinLink GmbH, der Creditweb GmbH, der Baufi24 Baufinanzierung AG und der Kredit24 GmbH (zusammen die „Parteien“). Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit an der Datenverarbeitung haben die Parteien einen Vertrag nach Art. 26 DSGVO geschlossen. Dort ist vereinbart, dass die Parteien gemeinsam personenbezogene Daten verarbeiten, zum einen um Kundenanfragen innerhalb der Bilthouse-Gruppe optimal bearbeiten und verteilen zu können. Baufi24, Hüttig & Rompf und Creditweb gewinnen Kunden jeweils für ihre Marke, Kunden können jedoch innerhalb der Bilthouse-Gruppe weitervermittelt werden, um insbesondere eine bessere, abgestimmte Kundenbetreuung gewährleisten und ggf. bei Anfragenüberschuss reagieren zu können, zum anderen, um Bewerbungen und Beschäftigte innerhalb der Unternehmensgruppe besser und interessengerecht begleiten zu können, und um eine optimale Personalplanung zu ermöglichen, das heißt, zum Zweck der Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung etwaiger rechtlicher Verpflichtungen im Kontext von Beschäftigtenverhältnissen. Darüber hinaus wurde vereinbart, dass jede der Parteien die durch sie durchgeführte Datenverarbeitung selbst zu verantworten hat, also eigenständig alle Rechte und Pflichten daraus, einschließlich der Bearbeitung der Betroffenenrechte, übernimmt. Dennoch können sich Betroffene jederzeit mit ihren Anliegen und Ansprüchen an jede der Parteien unter den oben genannten Kontaktdaten wenden. 

2. Zwecke der Datenverarbeitung 

2.1. Datenverarbeitung zur Durchführung bzw. im Rahmen eines Vertrages

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um etwaige vertraglichen Verhältnisse abzuwickeln sowie, um ggf. bedarfsgerechte Vertragsangebote unterbreiten zu können, insbesondere ggf. Daten, die wir im Rahmen des Arbeitsvertrages oder des Bewerbungsprozesses von Ihnen erhalten. Stammdaten (Name und Adresse, Personalnummer), Lebensläufe, Zeugnisse, Angaben zur Beschäftigung (Stellenbeschreibung, Probezeit, Eintritt- und Austrittsdatum), Schulausbildung und -abschluss und Ausbildung, Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail) sowie unter Umständen weitere Daten wie Bankdaten, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Alter, Konfession, Staatsangehörigkeit, Krankenkasse oder Versorgungswerke, Rentenversicherungsträger, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, etwaige Freibeträge, Steueridentifikationsnummer und Steuerklasse, die zur Abwicklung der Lohnabrechnung und Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge notwendig sind sowie Informationen, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Informationen zum Familienstand und Elternschaft erfragen wir zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung erforderlich ist, bitten wir um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. -genehmigung. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, Beschäftigungsverbote). Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG (neu) erforderlich sein. Dazu erbitten wir nach der Einstellung auch Informationen dahingehend, ob eine Schwerbehinderung vorliegt, um entsprechende Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können, sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Eine Beantwortung dieser Frage ist erst nach einer Beschäftigungszeit von sechs Monaten erforderlich, vorher ist die Beantwortung freiwillig. Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, Sabbatical etc.) oder Arbeitszeiten, Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, Erstellung von Zeugnissen und Mitarbeiterbeurteilungen, Zeiterfassung, Abwicklung von Krankmeldungen, Abwicklung meldepflichtiger Arbeitsunfälle, Durchführung des betrieblichen Wiedereingliederungsmanagements, Erfassung und Betrieb der Unternehmens-IT-Struktur, Beauftragung von Personaldienstleistern zur Mitarbeitergewinnung, Meldungen an Versicherungen für die betriebliche Altersvorsorge, Sicherstellung rechtliche Vorgaben zum Mutterschutz. Wir führen ggf. eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. Sofern wir die vorgenannten personenbezogenen Daten zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Arbeitsvertrages oder Bewerbungsprozesses oder zum Zwecke der Personalverwaltung, -planung und/oder -entwicklung sowie zu Verwaltungs- und Organisationszwecken verarbeiten, ist die Grundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet, d.h. insbesondere zum Zwecke der Anbahnung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. In den Übrigen vorstehend erläuterten Fällen erfolgt die Datenverarbeitung zum Zwecke der Erfüllung einer in diesem Kontext bestehenden rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). 

2.2. Datenverarbeitung auf unseren Websites 

Zu Betriebs- und Wartungszwecken sowie im Einklang mit den telemedienrechtlichen Bestimmungen werden Interaktion aufgezeichnet ("Systemprotokolle"), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtwidriges Nutzungsverhalten zu analysieren ("Beweisfunktion"). Ihr Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf das Karriereportal automatisiert die folgenden Daten:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• Browsertyp und -version,

• verwendetes Betriebssystem,

• Menge der gesendeten Daten.

• IP Adresse des Zugriffs

Diese Daten dienen nicht der unmittelbaren Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements und werden entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen, etwa zu Beweiszwecken, keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Im Einzelfall kommt eine Aufbewahrung zu den genannten Zwecken in Betracht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sowie das Telemedienrecht. Wir speichern so genannte „Cookies“, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können. Wir arbeiten unter Umständen bei einigen unserer Internetseiten mit Dritten zusammen und daher werden bei Ihrem Besuch einer solchen Internetseite ggf. auch Cookies von Partnerunternehmen gespeichert (Cookies von Drittanbietern). Wir informieren Sie ggf. über den Einsatz derartiger Cookies und den Umfang der jeweils erhobenen Daten. Wir verwenden notwendige Cookies, die erforderlich sind, um die Erbringung der von uns geschuldeten Leistungen zu ermöglichen oder, um die Funktionalität unserer Dienste zu gewährleisten. Rechtsgrundlage für das Setzen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Wir setzen beispielsweise auf der Karriereseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Dieser Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen. Die in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt sodann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Datenbearbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erlaubt, sofern nicht die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das Interesse des Verantwortlichen an der Datenverarbeitung überwiegen. Unser Interesse liegt dann in der Gewährleistung der Bereitstellung der Funktionen unserer Dienste. Für die Verwendung anderer, nicht erforderlicher Cookies holen wir gegebenenfalls Ihre Zustimmung ein. Das Setzen der Cookies erfolgt dann auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß §25 Abs. 1 TDDDG, eine in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchgeführten Datenverarbeitungen bleibt von dem Widerruf unberührt.

2.3. Statusinformationen im Bewerbungsverfahren

Sofern Sie sich über eine Jobbörse (z.B. Hellowork, Stepstone) bei uns bewerben, werden die von Ihnen übermittelten Daten automatisch in unser Recruiting-System übertragen. Bei einigen dieser Jobbörsen haben Sie die Möglichkeit, den Status Ihrer Bewerbung in Ihrem Account bei der jeweiligen Jobbörse nachzuverfolgen. Dazu übermittelt unser Dienstleister, die softgarden e-recruiting GmbH, den Status Ihrer Bewerbung (Erhalt, Bearbeitung der Bewerbung, Absage) in unserem Auftrag an die Jobbörse. Die Übermittlungsanzeige des Status in Ihrem Account bei der Jobbörse erfolgt dabei mit einer zeitlichen Verzögerung (bis zu vier Wochen), damit wir Sie vorher persönlich über den Status der Bewerbung informieren können. Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Weitere Informationen über die Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Jobbörse, über die Sie sich beworben haben.

2.4. Abonnement „Job-Abo“

Um über neue Stellenangebote informiert zu werden, können Sie das Job-Newsletter abonnieren oder sich auf dem Karriereboard passende Stellen bei uns anzeigen lassen (RSS-Feed). Das Abonnement können Sie durch Angaben zur gewünschten Tätigkeit sowie zum Standort näher definieren. Für das Abonnement ist zudem die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nach Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO. Sie können jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters widerrufen (Opt-Out).

2.5. Gehaltsstatistik-Modul „Salary statistics“

Unser Auftragsverarbeiter softgarden wird Ihnen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit geben, Feedback über Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihnen angebotene Gehälter abzugeben. Die dabei übermittelten Informationen werden anonymisiert und ohne Verknüpfung zu Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten verarbeitet. softgarden verarbeitet diese Daten anonymisiert für eigene Zwecke (Statistik, Analyse, Studien) und ist für diese Verarbeitung Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Verarbeitung findet nur mit Ihrem Einverständnis durch Teilnahme und auf rein freiwilliger Basis statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

2.6. Talentpool

Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder über die Schaltfläche "In Kontakt treten" haben Sie die Möglichkeit, sich für unseren Talentpool zu empfehlen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um automatisiert für weitere Stellenausschreibungen, mithin für ähnliche oder anderweitig passende Positionen berücksichtigt werden zu können. Wenn Sie sich über die Schaltfläche "In Kontakt treten" für den Talentpool registrieren, werden die folgenden Angaben abgefragt: 

• Anrede, akademischer Titel (optional)

• Vor-, Nachname, E-Mail-Adresse

• Im Interesse stehende Jobfelder

• Momentane Karrierestufe

• Bevorzugte(r) Standort(e)

• XING-Profil oder Lebenslauf

Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf rein freiwilliger Basis mit Ihrem Einverständnis sowie durch die Nutzung eines Opt-In Links. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

2.7. Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung

Es kann zudem vorkommen, dass wir für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ihnen Ihre Einwilligung erbitten. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgt auf freiwilliger Basis und bei Nichteinwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile. Die Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. 

2.8. Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Es kann zudem vorkommen, dass wir Ihre Daten zur Gewährleistung der Sicherheit und des Betriebs oder zur Wahrung sonstiger berechtigter Interessen unseres Unternehmens verarbeiten. Grundlage für die Datenverarbeitung ist dann ggf. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. 

2.9. Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten). Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

3. Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht. Im Rahmen der Vertragsdurchführung werden Ihre Daten an diejenige Stelle weitergegeben, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigt. Darüber hinaus liegt die Einsichtnahme durch interne Stellen und Fachverantwortliche im berechtigten Interesse, soweit die Kenntnis der Angaben aus dem Bewerbungsverfahren für die Bewerberauswahl, arbeitsvertragliche Schritte oder Maßnahmen oder interne Verwaltungszwecke des Unternehmens erforderlich und zulässig ist. Zu diesem Zweck können Ihre Angaben per E-Mail oder innerhalb von Managementsystems weitergeleitet werden. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind sodann Art. 6 Abs. 1 lit. f) sowie a) DSGVO. Für die effiziente Durchführung von Bewerbungsverfahren nutzen wir ein Bewerbermanagement-System der softgarden e-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin, die das Bewerbermanagement als Auftragsverarbeiter i. S. d. Art. 4 Nr. 8 DSGVO betreibt. Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherstellt. Dienstleister, die uns darüber hinaus bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen sind u.U. Vertriebs- und Marketingunternehmen, Software (SaaS)-Anbieter, IT-Dienstleister, insbes. Dienstleister für Soft- und Hardware-Wartung, Hosting-Provider und E-Mail-Dienstprovider. 

4. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. Ihre Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Im Falle einer Absage werden die Daten 6 Monate aufgehoben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten vollständig anonymisiert. Die Verarbeitung anonymisierter Datensätze unterliegt nicht dem sachlichen Geltungsbereich der Datenschutzbestimmungen, so dass für statistische und analytische Zwecke, zur Erstellung von Marktstudien oder zur Produktentwicklung, anonymisierte Daten verarbeitet werden können.

5. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden. Ihnen kann zudem ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten. Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Beschwerderecht).